Все данные о собственниках хранятся в Едином государственном реестре недвижимости (ЕГРН).  Вообще у собственника должны быть правоустанавливающие документы, на основании, которых возникло право на жилье (ДДУ. ДКП, свидетельство о праве на наследство, договор дарения, договор мены, решение суда.); правоподтверждающие документы (сейчас это выписка из ЕГРН), а также технические документы (кадастровый паспорт, технический план, технический паспорт квартиры)